A propos du client
La Caisse Nationale de Santé (CNS) a été créée par la loi du 13 mai 2008 et issue de la fusion de l’Union des caisses de maladie (UCM) et des caisses de maladie du secteur privé. La CNS est chargée de la gestion de l’assurance maladie-maternité et de l’assurance dépendance. La CNS est un établissement public, dotée de la personnalité civile, placée sous la surveillance du Ministre de la Sécurité sociale, exercée par l’intermédiaire de l’Inspection générale de la sécurité sociale. La CNS compte actuellement près de 500 salariés et gère près de 900 000 assurés. Les activités de la CNS sont regroupées en 14 départements.
Le context
En 2023, la CNS va déménager dans un tout nouveau bâtiment, la Cité de la sécurité sociale, construit par le Fonds de compensation, à la gare de Luxembourg Ville. Ce bâtiment va regrouper toutes les instances de la sécurité sociale et tous les départements de la CNS. La CNS souhaite aménager ses nouveaux locaux en espaces collaboratifs avec des bureaux ouverts de 4 à 8 personnes.
En 2019, le département Prestations en Espèces (PE) était situé rue Glesener à la gare mais les locaux n’étaient plus adaptés à la croissance de ce département. Il n’était pas possible d’attendre 4 années supplémentaires pour déménager, la CNS a dès lors profité de cette opportunité pour lancer un projet pilote avec ce département, dans le but d’évaluer les espaces collaboratifs dans un nouveau bâtiment. Le choix s’est porté sur le bâtiment H2O à Hesperange.
"CNS et MindForest collaborent avec succès depuis plusieurs années. Lors de notre déménagement de la rue Glesener vers les locaux de H2O, dans le quartier d'Hesperange en 2019, ils nous ont aidés à structurer nos besoins en termes de conception du plan de nos futurs bureaux, afin que nos équipes bénéficient d'une organisation optimale dans le nouveau bâtiment, qui permette une collaboration fructueuse. MindForest nous a vraiment soutenus dans la prise en compte des besoins des utilisateurs finaux du nouveau bâtiment, et a mis en évidence l'importance de garder une approche "humaine" à tout moment, en communiquant sur le déménagement à nos collaborateurs dès les premières étapes du projet. Grâce à une méthode structurée et une collaboration sans faille entre le CNS, Tétris (notre architecte) et les équipes de MindForest sur ce projet, notre personnel est mieux préparé au changement à venir qu'est le déménagement à la Cité de la sécurité sociale.."
Denise Seywert
Directeur du CNS
La Mission de MindForest
MindForest a accompagné la CNS pendant la période précédant le déménagement afin d'assurer l'adoption des nouveaux espaces de collaboration et de recueillir des commentaires en vue du futur déménagement de tous les départements vers la Cité de la sécurité sociale.
Accompagner la phase de transition
en mobilisant les collaborateurs pour qu’ils créent leur espace, en collaboration avec l’architecte d’intérieur (Tétris)
Communiquer
sur le déménagement
Aider la direction
dans la répartition de l’espace
Définir avec les collaborateurs les règles de vie
dans les nouveaux espaces collaboratifs
Les Méthodologies Activées
Cadrage et Vision, définition de l’ambition et argumentaire
Analyse des flux et interactions
LEGO® Serious Play et Workplace Strategy
Analyse participative des besoins (pour définir l’aménagement intérieur en collaboration avec l’architecte (présentation de plusieurs propositions, recensement des besoins, identification des préférences d’aménagement))
Organisation et collaboration dans le nouveau bâtiment
Plan de communication interne
Suivi post-déménagement (process itératif de feedback et d’analyse)
Les Résultats de la Mission
- L’organisation d’un roadshow avec l’ensemble des collaborateurs du département PE pour expliquer les raisons du déménagement, les critères pour le choix du lieu et l’ambition associée a permis d’assurer la transparence de la CNS, éviter les rumeurs (notamment des craintes de ne pas déménager à la Cité).
- Les sessions de travail ont permis aux collaborateurs de s’impliquer dans les choix proposés et de remonter des besoins non définis ou non pris en compte dans le projet initial. Par exemple, malgré une demande de la direction de ne plus avoir d’imprimantes dans les espaces collaboratifs, les collaborateurs ont pu souligner que dans leur travail quotidien ce serait une perte de temps. Des imprimantes ont donc pu être placées dans certains espaces.
- Grâce à l’utilisation des briques LEGO®, les chefs de services ont pu mieux visualiser les lieux et la répartition de leurs équipes dans l’espace et prendre des décisions rapides de qui positionner où.
- La visite des lieux (encore nus) a permis aux collaborateurs de se projeter dans l’espace, à l’aide des plans mais également des volumes. Cette visite sur l’heure du déjeuner fut également l’opportunité d’un moment de convivialité entre tous les collaborateurs du département.
- La création des règles de vie commune pour le nouveau bâtiment, ainsi que l’alignement des collaborateurs sur les comportements à adopter dans les différents espaces a permis de mieux les faire adhérer à celles-ci.
- Grace à une enquête suivie d’une session de travail, de nombreux feedbacks ont pu être récoltés. Certains ont permis une amélioration des conditions de travail immédiates et d’autres ont pu être pris en compte pour le futur déménagement
- Grace à des communications régulières par le management de proximité, des présentations, des visites des lieux, de la documentation pour l’accueil dans le nouveau bâtiment…
Les Principaux Facteurs de Succès
De la confiance et de la transparence dans la collaboration entre la CNS, l’architecte et MindForest
qui repose sur la régularité des échanges, la définition du périmètre d’intervention, des points de statut et de recadrage réguliers, du conseil systématique.
L’accompagnement débuté très tôt
qui permet un accompagnement personnalisé et qui laisse le temps aux collaborateurs d’adhérer au projet.
Une gouvernance efficace
qui combine organes de décision, d’action et de suivi.
L’implication des collaborateurs
qui a permis de les faire adhérer dès le début, mais aussi de prendre en compte la réalité du travail quotidien.
Une communication régulière et ciblée
tout au long du projet.
Des méthodologies adaptées
lors de chaque atelier.
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