A propos du client
Le Université du Luxembourg a célébré son 20e anniversaire en 2023. C'est une université de recherche internationale qui se distingue par son caractère multilingue et interdisciplinaire. Elle comprend 3 facultés et 4 centres interdisciplinaires, dont le Centre luxembourgeois de droit européen (LCEL), qui résulte de l'intégration, le 1er janvier 2024, de l'Institut Max Planck de droit international, européen et de procédure réglementaire (MPI) (voir une étude de cas séparée sur l'intégration du MPI à l'Université du Luxembourg).
Le context
Suite à la décision du gouvernement du Grand-Duché de Luxembourg d'intégrer le MPI à l'Université du Luxembourg, MindForest a été sollicité pour accompagner cette intégration, afin qu'elle se déroule le mieux possible, tout en tenant compte des différences de culture entre les 2 organisations.
Pour faciliter le processus d'intégration, il a été jugé nécessaire d'élaborer un "livret d'accueil", qui rassemblerait toutes les informations pertinentes à mettre à la disposition d'un nouvel employé. Ce guide, bien qu'initié dans le cadre de l'intégration du MPI, devait être suffisamment générique pour être fourni à tous les nouveaux arrivants.
La Mission de MindForest
Fournir un guide de bienvenue pour les nouveaux employés, qui contient une multitude d'informations nécessaires et qui est facile d'accès.
Le guide devait être structuré par thème et fournir des liens vers toutes les ressources disponibles, que ce soit sur le site web de l'université, le site intranet ou d'autres sites.
Résumer une grande variété d'informations
en se mettant à la place d'un employé de MPI pour identifier les éléments les plus importants
Simplifier l'accès à l'information
en résumant des informations provenant d'un large éventail de sources différentes
Représentation visuelle de l'information
veiller à ce que les utilisateurs puissent naviguer facilement dans le document et trouver rapidement les informations dont ils ont besoin
Les Méthodologies Activées
Organisation d'un atelier avec des représentants du département des ressources humaines et du département de la communication pour définir l'étendue des sujets à couvrir dans le livre d'accueil.
Proposition d'un cadre, présentant la structure globale du futur guide (grands thèmes et sous-thèmes)
Proposition d'un concept basé sur les principes de la conception de l'information
Distribution du livret d'accueil et sollicitation des réactions des personnes qui l'ont reçu en vue d'apporter des améliorations futures.
Rédaction et production du livre d'accueil
Les Résultats de la Mission
Publication d'un livre d'accueil sous la forme de plusieurs pages web contenant des réponses aux principales préoccupations des nouveaux arrivants
Création d'un document durable, car il est conçu pour fournir des informations de base permanentes, complétées par des liens (où les informations peuvent être facilement mises à jour).
Les Principaux Facteurs de Succès
UNE COLLABORATION EFFICACE
Collaboration très efficace entre MindForest et les équipes de RH et de communication de l'université pour rassembler, compiler et présenter les informations pertinentes.
FAIRE EN SORTE QUE LES EMPLOYÉS SE SENTENT BIEN ACCUEILLIS
Des employés qui se sentent les bienvenus, parce qu'on a pris soin de compiler des informations utiles pour accompagner leur période d'intégration.
UN DOCUMENT VIVANT
Création d'un document évolutif, que l'université pourra adapter en fonction des réactions qu'elle recevra.
La prochaine histoire à succès est la vôtre !
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