Un allié clé du changement : le réseau des ambassadeurs

Dans cet article, nous avons présenté le concept d’intelligence collective et ce qu’il impliquait pour les entreprises : entre-autres une résolution de problème plus rapide et efficace, ainsi qu’un accroissement du potentiel d’innovation. Si l’intelligence collective est primordiale pour le dynamisme d’une entreprise, elle tient également toute sa place dans un projet de changement, où elle pourra prendre la forme d’un réseau d’ambassadeurs du changement.

Pourquoi ne faut-il pas négliger le facteur et potentiel humain dans un projet de changement ?

Le niveau opérationnel d’une organisation, d’une équipe, est en général fortement impacté par les projets de changement dans lesquels s’engagent les entreprises. L’amplitude d’adaptation qu’exige ce genre de projet pourra varier, mais les collaborateurs seront, dans tous les cas, amenés à changer certaines de leurs routines ; ce qui pourra être plus ou moins bien vécu par ces derniers. Une négligence à ce niveau peut entrainer des conséquences pour les organisations qui, quelquefois, ne pourront qu’être difficilement corrigées. Ainsi il est relativement clair qu’aucun projet de changement ne peut réussir si le niveau opérationnel n’est pas pris en compte et impliqué tout au long du processus. L’adage qui prévaut ici : mieux vaut prévenir que guérir !

Le réseau d’ambassadeurs sera la structure clé qui permettra de créer ce pont entre le niveau opérationnel et les instances de pilotage.

Quelles conséquences à un manque de considération pour le facteur humain ?

Perte de confiance
Baisse de satisfaction au travail
Manque d’implication
Sentiment accru d’injustice
Perte de loyauté envers l’employeur
Augmentation de l’absentéisme et du présentéisme
Perte de productivité

Que font-ils exactement ?

Avant toutes choses, il est important de clarifier plus précisément ce que font les ambassadeurs du changement, afin d’éviter un mauvais usage de cette structure. En effet, les ambassadeurs interviennent dans un cadre bien délimité qui devra aussi être communiqué en interne.

Le réseau est en général composé de collaborateurs volontaires et motivés, dont les missions premières seront de promouvoir le projet de changement ainsi que de relayer de l’information entre la Direction et l’ensemble des collaborateurs. Ils sont des référents de proximité auxquels les collaborateurs peuvent faire remonter leurs questions relatives au projet de changement.

Quels sont les acteurs clés ?

Les ambassadeurs s’insèrent dans un écosystème dans lequel interviennent d’autres acteurs avec des missions bien spécifiques eux aussi. Il sera crucial de veiller que toutes ces instances aient bien compris le cadre de leur mission et le rôle qu’elles jouent au sein du projet de changement. Cela facilitera la création de synergies entre elles.

La pyramide ci-après résume les différentes missions de ces acteurs.

Mais comment faire pour mettre en place son réseau d’ambassadeurs ?

Mettre en place un réseau d’ambassadeur ne s’improvise pas et demande une démarche structurée. La planification est clé. Chez MindForest, nous intégrons régulièrement des réseaux d’ambassadeurs à nos projets d’accompagnement du changement afin de s’assurer de bien comprendre et prendre en compte les besoins du terrain et ainsi pouvoir adapter notre approche et notre communication. Lorsque nous mettons en place ce type de structure nous le faisons en quatre grandes étapes qui remplissent chacune un objectif bien spécifique. Il sera important de veiller à respecter l’enchainement et de ne pas vouloir griller des étapes.

1️⃣ Planifier le réseau

OBJECTIF : Construire la structure du réseau et sensibiliser les parties prenantes

2️⃣ Préparer le réseau

OBJECTIF : Fédérer les membres du réseau et les préparer à leur rôle

3️⃣ Solliciter le réseau

OBJECTIF : Récolter des informations pertinentes et identifier les causes racines des problèmes rencontrés

4️⃣ Faire évoluer le réseau

OBJECTIF : Conserver la dynamique de collaboration

Au sein des étapes listées, certaines activités seront particulièrement importantes à mettre en œuvre dont notamment les suivantes :

Identifier un sponsor et un animateur. Ces 2 acteurs tiennent un rôle clé dans le fonctionnement d’un réseau d’ambassadeurs. Le sponsor, qui fera idéalement partie de la direction et des instances de pilotage, donnera sa légitimité au réseau et lui apportera du soutien en cas de besoin. L’animateur quant à lui devra s’attacher à créer et maintenir un momentum au sein du réseau. Il aura à charge de maintenir les ambassadeurs motivés. Il sera primordial de sensibiliser ces 2 acteurs à l’importance de leur rôle.
Former l’animateur. Il se peut que la personne qui soit retenue pour cette fonction n’ai pas forcément d’expérience dans l’animation d’un réseau. Dans ce cas, il sera nécessaire de dispenser une formation spécifique à l’animateur afin qu’il se sente suffisamment outillé et préparé pour assumer sa nouvelle fonction.
Choisir ses ambassadeurs. Le choix des ambassadeurs devra se faire en prenant en compte le « profil idéal » (voir plus haut) mais également en veillant à avoir une bonne représentativité des différents départements ou services de l’organisation.
Sensibiliser les ambassadeurs à la gestion du changement afin qu’ils puissent avoir une vue d’ensemble et comprendre les enjeux. La formation leur permettra d’être sensibilisés aux éléments clés d’un projet de changement et de ce que celui-ci implique pour l’organisation et ses collaborateurs.
S’assurer que le lien entre ambassadeurs et instances de pilotage soit maintenu tout au long du projet. Les ambassadeurs sont un relai de communication important qu’il ne faut pas négliger et qui doit être sollicité. Un réseau non sollicité génèrera de la démotivation et risque de nuire au projet.
Rendre le réseau visible dans l’organisation afin que les collaborateurs puissent s’y référer en cas de besoin. Ce point se fera suite à la mise en place du réseau soit par l’intermédiaire d’un email, d’une newsletter, d’un poster ou de l’intranet si l’organisation en dispose. Il sera important de non seulement présenter les ambassadeurs mais également de rappeler le cadre de leur mission.
Créer un rythme de rencontre. L’animateur du réseau devra veiller à créer un rythme de rencontre afin d’éviter que le réseau ne perde son dynamisme et ne s’essouffle. Idéalement des rencontres devront être organisées au minimum tous les mois. En concertation avec les instances de pilotage, des thématiques précises pourront être travaillées, en impliquant si possible les ambassadeurs dans la co-construction de solutions.

Un réseau d’ambassadeurs bien construit et intégré est un réel atout pour une organisation qui décide de s’engager dans un projet de changement. Il sera un support de communication et de connaissances imparable qui permettra d’orienter et d’affiner les actions à mettre en œuvre.

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