Bouger - Pourquoi vous soutenir ?

Des équipes créatives qui ne peuvent rien accrocher aux murs dans les nouveaux bureaux parce que les murs sont microperforés, des avocats au milieu d'un open space qu'ils partagent avec des vendeurs qui sont toujours au téléphone, de beaux espaces collaboratifs dans des équipes de direction qui utilisent des ordinateurs fixes,...
Si vous voulez éviter ce genre d'anomalies ? Faites-vous aider !

Un déménagement est un projet d'entreprise ! Que vous construisiez un nouveau bâtiment pour vos équipes ou que vous emménagiez dans un espace existant, c'est tout un changement ! Ne pensez pas que le fait d'avoir un bureau flambant neuf suffira à motiver le personnel !

Un déménagement est source d'anxiété et suscite de nombreuses interrogations chez les salariés. Aurai-je toujours ma place de parking ? Puisque je n'ai pas de voiture, puis-je encore venir en train ? Aurai-je toujours mon bureau ? Serai-je toujours à proximité d'un radiateur ? Comment emmènerai-je mes enfants à l'école, maintenant que je travaille à l'autre bout de la ville ?

De nombreuses questions qui, si elles restent sans réponse, peuvent conduire à la démotivation, au désengagement, voire à la démission du salarié.

Quelques erreurs à éviter :

1. NE PAS IMPLIQUER LES TRAVAILLEURS DANS LA DÉFINITION DES BESOINS

Les salariés sont les mieux placés pour définir leurs besoins, ce sont eux qui travaillent sur le terrain tous les jours. Il est donc important de tenir compte de leur avis. Discutez avec eux, demandez-leur s'ils ont des besoins spécifiques dans leur service. J'ai vu des architectes faire des plans sans même visiter l'ancien bâtiment et sans parler aux employés. Ce n'est qu'en allant sur le terrain et en organisant des ateliers structurants que vous parviendrez à créer un espace qui correspond à la manière dont vos équipes travaillent, qui soutiendra leur productivité mais aussi leur motivation.

2. NE PAS COMMUNIQUER SUFFISAMMENT TÔT

Même si votre projet est un projet de construction et que le déménagement n'aura lieu que dans plusieurs mois, voire plusieurs années, communiquer avec vos employés.
Même si vous pensez qu'il n'y a rien à communiquer, faites-le ! Communiquez sur la raison du déménagement, sur vos réflexions, sur vos travaux en cours,... Vos employés seront rassurés de savoir que vous travaillez sur des thèmes de leur vie quotidienne.

3. COMMENCER TROP TARD

Mieux vaut tard que jamais, direz-vous, mais j'ai vu des organisations communiquer avec leurs employés un mois avant le déménagement. Les employés ne connaissaient même pas l'adresse de leur nouveau bâtiment !

Plus vous commencerez tôt, plus vous pourrez réfléchir et travailler à l'optimisation de vos procédures et mieux vous pourrez préparer vos employés non seulement à leur futur lieu de travail, mais aussi à la vie.

4. PENSER QUE LE JOUR DU DÉMÉNAGEMENT MARQUE LA FIN DU PROJET

Après le déménagement, vos employés auront besoin de quelques jours, semaines ou mois pour s'adapter à leur nouvel environnement. Il est important de continuer à les accompagner. Les premiers jours, vous devrez répondre à leurs questions plus techniques (comment monter le chauffage ?) puis, plus tard, recueillir leur avis sur le nouvel espace. Parfois, des ajustements mineurs peuvent grandement améliorer la satisfaction des employés.

5. NE PAS TRAVAILLER SUR LA CULTURE BIEN QUE VOUS SOUHAITIEZ CHANGER VOTRE FAÇON DE TRAVAILLER

Trop souvent, les dirigeants pensent qu'en changeant l'organisation des espaces, la façon dont ils travaillent suivra. Ce n'est pas parce que vous prévoyez de beaux espaces collaboratifs que les silos (s'ils existent) tomberont, que le partage de l'information sera amélioré ou que vos équipes deviendront très innovantes.
Si vous voulez profiter du déménagement pour changer la culture de l'entreprise, accompagner vos salariés dans cette transformation.

LIER LE MOUVEMENT À UNE VISION

On ne dira jamais assez qu'une vision est importante dans tout projet, même dans un déménagement.

" Le changement est une vision ; la vision conduit à l'action et l'action aux résultats. "

Le déménagement fait-il partie de votre stratégie visant à ancrer un renouveau (nouvelle stratégie, nouvelle culture, nouvelles méthodes de travail, nouvelles procédures,...) ? Quelle est l'ambition de ce déménagement ? Que voulez-vous réaliser/ancrer avec ce déménagement ?

Il est important que les employés comprennent pourquoi vous déménagez et ce que l'on attendra d'eux dans le futur bâtiment.

COMMUNIQUER RÉGULIÈREMENT

Comme mentionné plus haut, n'hésitez pas à communiquer dès le début du projet, mais surtout, communiquez régulièrement sur l'avancement du projet de déménagement :

Pourquoi nous déplaçons-nous ?
Pourquoi avez-vous choisi cet endroit plutôt qu'un autre ?
Quelles sont les ambitions de ce mouvement ?
À qui s'adresser pour poser des questions ?

Les caractéristiques du nouveau bâtiment, les nouvelles procédures, les spécificités techniques, ... Les sujets ne manquent pas. Plus vous vous rapprochez du déménagement, plus il est nécessaire de communiquer avec vos employés. Vous pouvez par exemple introduire les 5 minutes de déménagement dans les réunions d'équipe. N'oubliez pas que la communication managériale est aussi importante que la communication d'entreprise et elle a l'avantage d'être bilatérale. Vos collaborateurs pourront faire part de leurs questions/craintes concernant le déménagement.

IMPLIQUER LES EMPLOYÉS

Impliquez les employés dans votre réflexion. Laissez-les trouver des solutions qui leur conviennent. Vous serez surpris, vos employés peuvent être créatifs et trouver des solutions que vous n'auriez peut-être même pas envisagées. Vous pouvez les impliquer à plusieurs niveaux : analyse des besoins, aménagement de l'espace, amélioration/mise en œuvre des procédures, organisation dans le bâtiment,... Comme dans tout projet de changement, plus vous impliquerez vos employés, plus ils soutiendront le projet.

CRÉER UN RÉSEAU D'AMBASSADEURS DU MOUVEMENT

Une bonne pratique consiste à créer un réseau d'ambassadeurs de move amabassadors. Ce réseau peut être composé d'une personne dans chaque département. Cette personne fera le lien entre le chef de projet et les employés. Grâce à ce réseau, vous pourrez recueillir les spécificités de chaque service, partager des informations avec les salariés, co-créer des solutions à certaines problématiques. Ils pourront également être présents le jour du déménagement pour rassurer les salariés en ayant un interlocuteur sur lequel ils pourront compter en cas de questions ou d'imprévus (et cela vous aide aussi car votre chef de projet ne sera pas le seul interlocuteur, (il) aura déjà beaucoup à faire !)

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