La numérisation : Sera-t-elle l'accélérateur de votre organisation ?

Le travail à domicile, on en parle partout et la diffusion du COVID-19 a certainement eu son effet. Cependant, le concept de travail à domicile est loin d'être nouveau puisqu'il existe depuis quelques années déjà. C'est plutôt la rapidité avec laquelle les entreprises ont dû adapter leur organisation interne qui a eu un tel impact. Le fait d'être obligées de se numériser en quelques jours a encouragé les entreprises du monde entier à promouvoir leurs agendas numériques. La question se pose donc de savoir comment profiter de ce changement rapide des habitudes pour redéfinir l'organisation de l'entreprise de manière significative.

Ouvrir la voie à une meilleure organisation

Pour améliorer l'organisation d'une entreprise, il convient de procéder à une évaluation approfondie de sa structure organisationnelle interne. Une première étape consiste à formaliser tous les processus clés que l'entreprise utilise quotidiennement. Différents outils tels que le diagramme d'Ishikawa ou la méthode SIPOC, couramment utilisée dans les techniques de lean management, peuvent faciliter cette démarche.

En outre, la formalisation de chaque processus permet de cartographier toutes les dépendances internes et de montrer quelles ressources clés interagissent les unes avec les autres. C'est pourquoi tous les processus doivent être analysés et faire l'objet d'un examen approfondi de leur état de préparation numérique, ce qui permet d'évaluer la position actuelle de l'entreprise dans l'agenda de la numérisation.

Le contrôle de l'état de préparation à la numérisation donnera une bonne indication des domaines qui peuvent être davantage numérisés. L'infrastructure informatique actuelle de l'entreprise déterminera en revanche dans quelle mesure son organisation peut être modifiée. La réalisation d'une liste de contrôle de l'infrastructure informatique permettra de définir le cadre des domaines qui doivent encore être améliorés.

Entre-temps, il ne faut pas perdre de vue les tendances spécifiques au secteur : il est essentiel de savoir ce que font les concurrents pour ne pas rester à la traîne. Toutefois, la question de savoir pourquoi suivre la voie de la numérisation pour améliorer l'organisation d'une entreprise reste sans réponse.

Avantages d'une structure organisationnelle renforcée

Obtenir un avantage concurrentiel est l'un des principaux objectifs de toute entreprise. Pour se démarquer de la concurrence, il faut d'abord procéder à des améliorations internes ; la réalisation d'un contrôle de l'état de préparation numérique et la cartographie de l'infrastructure informatique actuelle donnent un bon aperçu de ce qui peut être amélioré au niveau de l'organisation de l'entreprise.

Tout d'abord, la numérisation des processus peut libérer des ressources clés, ce qui peut entraîner une augmentation globale de la productivité. Les processus formalisés laissent moins de place aux erreurs individuelles, ce qui, à son tour, ouvrira la voie à des flux de travail plus fluides. En outre, les entreprises qui s'appuient sur l'optimisation des processus pour améliorer leur structure interne tendent à fonctionner de manière plus rentable.

Étant donné que la numérisation améliore l'accessibilité globale au lieu de travail, les employés pourront accéder à leur bureau d'une manière plus flexible. Le fait de permettre aux employés de travailler à domicile libère de l'espace de bureau, qui peut être utilisé à d'autres fins. En outre, cela offre de nouvelles possibilités à l'équipe chargée de l'acquisition des talents au sein de l'entreprise. Lorsque vous n'êtes plus confronté à la nécessité d'une présence physique, vous élargissez automatiquement le champ des personnes qui peuvent postuler à des offres d'emploi. De cette manière, l'entreprise dans son ensemble peut potentiellement bénéficier d'une main-d'œuvre plus diversifiée sur le plan culturel, ce qui enrichit ses capacités à résoudre les problèmes.

Gérer le changement et les défis

Bien que la numérisation semble offrir de nombreux avantages, certains obstacles doivent encore être surmontés. Le passage au numérique peut susciter une certaine résistance chez les employés. Avec le bouleversement des structures organisationnelles internes et l'introduction de nouvelles technologies, certains membres du personnel devront peut-être accepter que leur manière traditionnelle de faire les choses n'est plus appropriée ; pour éviter toute confusion, il peut être utile de mettre en place une gouvernance numérique claire, qui déterminera les nouveaux rôles et responsabilités des employés en fonction de la nouvelle structure de l'entreprise.

En outre, vous avez tout intérêt à mettre en œuvre une stratégie de communication interne pour veiller à ce que votre personnel soit bien informé des changements à venir. Cela leur permet de mieux comprendre les changements qui les affecteront et ouvre ainsi la voie à un taux d'acceptation plus élevé. Le fait de comprendre pleinement l'impact de la nouvelle organisation sur chacun d'entre eux crée une motivation intrinsèque et encourage les employés à faire un effort supplémentaire. En outre, la gouvernance numérique déterminera les procédures et les outils à appliquer lors du passage à un flux de travail plus numérique.

Même si les entreprises sont prêtes à s'adapter aux nouvelles formes de restructuration numérique, elles doivent toujours respecter les règles de conformité. L'accès à distance au matériel de l'entreprise peut poser des problèmes de sécurité, qui peuvent être résolus en veillant à ce que l'infrastructure informatique comprenne des contre-mesures liées à la cybersécurité.

Conclusion

La formalisation des processus et la réalisation de contrôles de l'état de préparation permettent de définir un cadre pour le changement de la structure organisationnelle. La transformation en une entreprise numérisée ne sera pas exempte d'obstacles - ces obstacles doivent être surmontés pour garantir un changement durable. Lors de la redéfinition des processus clés, il est important de ne pas perdre de vue l'impact que cela aura sur le personnel de l'entreprise, mais en établissant une approche ascendante, vous serez certain de recueillir des informations sur les meilleures pratiques et de tenir les employés au courant. Cette approche encouragera davantage l'adoption d'une culture d'apprentissage numérique à l'échelle de l'entreprise et garantira à son tour une amélioration continue des processus.

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