Vers la réussite : le facilitateur, un acteur clé pour vos communautés de pratique

La création d'environnements collaboratifs au sein des équipes et surtout des communautés est un objectif clé pour les organisations privées et publiques. Ils permettent d'exploiter les connaissances, de résoudre des problèmes et de stimuler l'innovation au sein de ces organisations. Les communautés de pratique peuvent certainement se créer d'elles-mêmes lorsque des collaborateurs d'une entreprise identifient un défi commun ou un intérêt particulier pour un sujet, mais les organisations ne peuvent pas être sûres que cela se produira toujours et peuvent donc décider de créer ces communautés "artificiellement", de manière proactive.

Ces communautés sont particulièrement utiles lorsqu'il est nécessaire d'approfondir les connaissances et de créer des approches inter-organisationnelles.

Elles peuvent aussi être le résultat d'un réseau d'ambassadeurs du changement qui, à la fin du projet de changement, se transformera en communauté de pratique afin de capitaliser sur la dynamique qui s'est créée tout au long du projet.

Qu'est-ce qu'une communauté de pratique ?

« un groupe de personnes qui partagent un intérêt, un problème ou une passion pour un sujet spécifique et qui souhaitent approfondir leurs connaissances et leur expertise dans ce domaine en interagissant régulièrement ensemble. »

Wenger, McDermott et Snyder, « Cultiver les communautés de pratique », 2002

Pourquoi faire appel à un animateur communautaire ?

Une communauté créée ex nihilo sera dite "pilotée" et n'aura probablement pas la même dynamique participative au départ que celles qui sont directement initiées par les employés. En effet, dans le cas des communautés pilotées, les participants sont souvent triés sur le volet et l'intérêt de contribuer ne se développe qu'avec le temps, de même que le sentiment de confiance entre les membres de la communauté.

En outre, dans certaines organisations, le partage des connaissances n'est pas automatique car il est synonyme de pouvoir et d'autorité.

C'est là que l'existence et l'implication d'un animateur communautaire deviennent très importantes. Il aura, entre autres, la tâche difficile de créer un pont entre les participants et de donner un élan à la communauté. Il ou elle doit être inspirant(e), dynamique et motivant(e) ; il ou elle remplit un rôle qui est l'une des principales clés du succès dans le déploiement d'une communauté dirigée.

Les missions et les tâches d'un animateur communautaire :

Créer un pont entre les membres
Faciliter les échanges entre les participants
Instaurer un climat de confiance
Établir un lien entre la stratégie globale de l'organisation et les objectifs de la communauté
Garder une trace des connaissances acquises
Mettre en place une routine de partage.

Quels sont les principaux défis du facilitateur ?

Même si une communauté a été lancée par l'organisation, cela ne signifie pas que sa gestion se fera sans heurts. Le facilitateur sera confronté à un certain nombre de défis qui varieront évidemment en fonction du contexte organisationnel dans lequel la communauté est déployée.

Les premières étapes de la construction d'une communauté sont celles où le facilitateur devra investir le plus d'énergie et de patience pour créer un cadre de confiance et établir une routine de partage à laquelle les membres adhéreront.

Les principaux défis du facilitateur sont les suivants

Susciter l'enthousiasme
Susciter l'adhésion et la participation
Faciliter l'émergence d'un sentiment d'appartenance et d'une volonté de partage
Attribution de la légitimité
Veiller à ce que les membres disposent de suffisamment de temps pour contribuer à la communauté
Veiller à ce que les cadres acceptent également de faire participer leur personnel.
Aider le personnel à surmonter une culture organisationnelle peu encline à favoriser le partage des connaissances
Aider à surmonter les cloisonnements et les politiques organisationnelles
Équilibrer les intérêts stratégiques de l'organisation et les besoins de la communauté.

Quelles sont les meilleures pratiques pour animer efficacement votre communauté ?

MindForest a dressé une liste de 6 bonnes pratiques basées sur son expérience dans ce domaine, dont les animateurs peuvent s'inspirer pour faire vivre leurs communautés :

Découvrez les meilleures pratiques de MindForest

Clarifier les missions et les objectifs de la communauté lors de la réunion de lancement et les réitérer régulièrement.
Créer une routine et un rythme d'activités
Identifier et sélectionner des outils de collaboration adaptés au contexte
Identifier les profils adéquats pour la communauté
Communiquer régulièrement avec les membres de la communauté
Partager les informations/documents pertinents avec les membres
Définir des événements et des activités interactifs
Veiller à ce que tous les membres se sentent à l'aise et soient impliqués
Inviter des intervenants extérieurs pour apporter de nouvelles perspectives
Recueillir régulièrement les réactions des membres et adapter le fonctionnement de la communauté si nécessaire.

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