A propos du client
En tant que prestataire de services financiers, ce client est le leader du marché dans son pays d'origine. Il bénéficie d'une forte présence dans de nombreux pays et, à ce titre, est considéré comme une référence dans le domaine bancaire en Europe. La société fait partie de la communauté d'affaires luxembourgeoise depuis plus de 40 ans et emploie actuellement environ 150 personnes dans sa filiale luxembourgeoise.
Afin d'améliorer son image et de démontrer sa fidélité au pays, le groupe a décidé de faire construire un nouveau siège social dans la zone de la Cloche d'Or et de regrouper ainsi tous les employés dans un seul et même bâtiment.
Le context
La direction générale considère que le déménagement dans un nouveau bâtiment moderne doté d'équipements de pointe est l'occasion d'accélérer les changements en matière de numérisation et de méthodes de travail.
En outre, les employés doivent s'adapter à plusieurs changements majeurs concernant leur transport, la réduction du nombre de places de parking, le travail en open space et l'adaptation à un nouvel environnement partagé avec d'autres filiales.
Tout le mobilier de bureau a été remplacé, ne laissant qu'un espace de stockage limité pour chaque département.
Le bâtiment comprend une grande variété de salles de réunion et d'espaces de travail partagés avec les autres filiales.
La Mission de MindForest
MindForest a été mandaté pour accompagner la préparation du déménagement et optimiser l'expérience des 150 employés. Cela impliquait :
Identifier la résistance
et les besoins
Mise en place d'une structure de gouvernance
coordonner les mesures définies
Soutien à l'archivage des documents
et le tri
Communiquer toutes les informations pertinentes
concernant la construction et la préparation des nouveaux espaces de travail
Co-construction
les nouvelles lignes directrices pour le travail interne
Accompagner les salariés
pendant le déménagement et à l'arrivée dans le nouveau bâtiment
Accueillir les employés
et les guider vers leurs nouveaux espaces de travail
Mesurer la satisfaction
et identifier les mesures correctives nécessaires
Les Méthodologies Activées
Baromètre ICAP : pour obtenir des informations régulières sur les niveaux d'information, de communication, de soutien et de participation de tous les employés.
Création d'une lettre d'information dédiée au mouvement : 4 éditions spéciales
Mise en place d'un réseau de contacts mobiles
Organisation d'une vente aux enchères en ligne accompagnée d'une campagne de communication humoristique.
Création d'un livret d'accueil comprenant des informations détaillées sur le nouveau bâtiment
Création d'affiches pour expliquer et promouvoir les nouvelles orientations de travail
Création d'une série de campagnes de communication : par exemple, pour promouvoir la sensibilisation aux stratégies de bureau propre et d'organisation de réunions à l'aide d'affiches et de vidéos amusantes.
Les Résultats de la Mission
en ce qui concerne la stratégie de communication interne.
dès leur arrivée dans leurs nouveaux bureaux.
parmi les employés et les dirigeants.
aux nouvelles lignes directrices sur la réduction de l'utilisation des documents imprimés.
Les Principaux Facteurs de Succès
Un bon niveau d'interaction avec nos contacts clients :
une communication fluide et des échanges d'informations sont primordiaux pour la réussite de ce type de projet.
Créativité :
par exemple en ce qui concerne le large éventail de canaux de communication différents - des affiches aux vidéos - souvent avec un aspect amusant pour attirer l'attention dans un monde surchargé d'informations.
Un niveau élevé de réactivité :
les délais ont été fréquemment ajustés. Ces informations devaient être communiquées très rapidement pour éviter les rumeurs et maintenir le niveau de confiance.
Identification des risques et alertes :
Les opinions des employés ont été recueillies avant, pendant et après le déménagement afin d'identifier leurs besoins et leurs attentes.
La brochure complète sur le déménagement
La distribution de la veille du déménagement a été particulièrement appréciée et a contribué à réduire le niveau de stress.
La prochaine histoire à succès est la vôtre !
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