A propos du client
Le groupe Cebi a été fondé en 1976. Il fabrique des produits électromécaniques pour les industries de l'automobile et de l'électroménager. Le groupe Cebi est le leader mondial des systèmes de lavage de voitures et le leader européen sur les marchés des capteurs de température et des mécanismes de fermeture. Le groupe compte actuellement 3 500 employés dans le monde. Il a établi 11 sites de production dans 8 pays différents. Il dispose de 7 centres de R&D et de 13 bureaux de vente dans le monde entier. Le siège social de Cebi est situé au Luxembourg.
Le context
Le groupe Cebi a décidé de mettre en œuvre une plateforme de collaboration technique afin de fournir les fonctionnalités d'un système de gestion du cycle de vie des produits (PLM) ainsi qu'un système de gestion de la qualité (QMS) et de définir une approche commune dans toutes les entités.
"Dès nos premières discussions avec MindForest, j'ai été convaincu qu'ils étaient le partenaire idéal pour notre projet innovant. En effet, MindForest a clairement indiqué dès le départ que leur mission était de placer l'utilisateur final au centre du projet et de mettre de côté les aspects techniques. Ils ont parfaitement tenu cette promesse et l'ensemble de l'équipe du projet prend régulièrement du recul par rapport aux aspects techniques afin de consacrer suffisamment de temps aux besoins des utilisateurs finaux. Leur langage simple et leur approche pragmatique sont appréciés par tous les employés et contribuent à l'adhésion de tous au projet.."
Christopher Bollendorff
Responsable de programme au sein du groupe Cebi
Il s'agit de Le plus grand programme numérique du Cebi. Il est conçu pour garantir la fiabilité et la cohérence des informations afin de répondre aux normes les plus élevées pour ses clients.
"Rien n'est permanent sauf le changement", disait le philosophe grec Héraclite. Cette citation prend tout son sens dans notre projet de transformation digitale à Cebi. Nous avons choisi MindForest comme partenaire pour nous accompagner et nous guider tout au long de notre changement. MindForest nous soutient tant sur le plan de la communication que sur le plan " humain ", le plus important étant d'encourager nos collaborateurs à adopter la solution partout dans le monde. Nous pouvons nous appuyer sur des spécialistes qui sont force de proposition pour s'adapter à nos équipes. Pour vous donner un exemple concret, nous avons mis en place un réseau interne d'ambassadeurs locaux du changement. Ces ambassadeurs échangent des informations entre eux, ce qui permet au projet d'avoir un retour régulier du terrain. En conclusion, la gestion du changement est un élément clé qui doit être pris en compte dès le début d'un projet pour relever les défis culturels, organisationnels et technologiques.."
Smaïn Boucetta
Chef de projet - Responsable de la qualité au sein du groupe Cebi
La Mission de MindForest
MindForest accompagne Cebi pendant cette période de transformation pour assurer l'adoption de la nouvelle solution sur les 11 sites et faciliter le déploiement dans une perspective de changement.
L'objectif principal de MindForest est de :
Accompagner
la phase de transition, en aidant les utilisateurs clés et les utilisateurs finaux à gérer l'effort nécessaire et adopter la solution pour faire face au changement
Identifier
les résistances et mettre en place les actions correspondantes
Communiquer
sur le programme et aligner les parties prenantes
Mesurer
l'évolution du changement
Développer
une culture plus collaborative et ouverte entre les personnes et les équipes dans les différents pays
Les Méthodologies Activées
Gouvernance à plusieurs niveaux
Diagnostic personnalisé des résistances
Formation gestion du temps en cas de suractivités
Visualisation des nouveaux processus Formation Train the trainer
Cadrage et recadrage régulier des objectifs
Mise en place d’un réseau de change ambassadeurs
Sessions de formation destinées à fournir aux formateurs internes les compétences nécessaires pour former leurs collègues
Matrice des risques
Plan de communication Change
Baromètre du changement
Process itératif de feedback et d’analyse
Les Résultats de la Mission
- La création d’un Intranet, d’une newsletter mensuelle concise et la tenue de réunions de lancement sur chaque site avec la direction ont permis d’assurer la transparence du Programme, augmenter l’engagement, éviter les rumeurs et répondre aux craintes éventuelles.
- Le réseau multi-site des change ambassadeurs a su jouer un rôle déterminant dans la communication adaptée à chaque site et le personnel travaillant sur les lignes de production.
- Les sessions d’échanges avec les change ambassadeurs multi-sites qui se déroulent dans une perspective différente des réunions techniques ont permis de faire remonter et de discuter des points à prendre en compte ou à améliorer dans le déploiement de la solution.
- Certaines demandes d’évolutions de la plateforme ont ainsi été discutées et prises en compte telles que l’adaptation de l’interface ou les traductions
- MindForest utilise un baromètre du changement qui analyse chaque trimestre le niveau de compréhension et d’adhésion à la nouvelle solution.
- Les résultats quantitatifs et qualitatifs sont intégrés à la matrice des risques qui tient compte également du feedback des change ambassadeurs. Les risques sont ainsi anticipés et chacun pourvu d’une action sur-mesure.
MindForest a conçu une formation en 2 volets pour préparer les key users à former les end users de manière qualitative et efficace
La valorisation des bonnes pratiques et des lessons learned suite aux GO-Lives successifs s’est matérialisée via des articles régulièrement publiés sur l’Intranet dédié et des sessions dédiées avec les change ambassadeurs et utilisateurs clés.
L’analyse de risques et les feedbacks ayant remonté la surcharge d’activité liée au déploiement de la nouvelle solution, ; MindForest a conçu une formation dédiée, également donnée en tant que « train the trainer » aux RH afin que celles-ci puissent former les collaborateurs de leur entité dans leur langue maternelle.
Au-delà de la création visuelle des nouveaux workflows, c’est le processus de questionnement qui s’est révélé porteur. Au cours de la démarche de co-construction, l’équipe projet s’est rendu compte que certaines étapes n’étaient pas encore spécifiées ou qu’il y avait un manque d’alignement dans la perception de la situation actuelle ou future.
Les statistiques de visites du site font apparaitre un taux de fréquentation élevée avec une préférence marquée pour les articles, les newsletters et les bonnes pratiques
Les Principaux Facteurs de Succès
De la confiance et de la transparence dans la collaboration
qui repose sur la régularité des échanges, la définition du périmètre d’intervention, des points de statut et de recadrage réguliers, du conseil systématique.
Une gouvernance efficace
qui combine organes de décision, d’action et de suivi
La prochaine histoire à succès est la vôtre !
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