Le changement est dans l'air : Optimisez vos méthodes de travail

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Il y a deux ans, avec le verrouillage forcé, un passage massif au travail à domicile a eu lieu - un concept qui avait été fermement rejeté par la plupart des entreprises pour une variété de raisons allant de "nous n'avons pas l'équipement pour travailler de cette façon", à "comment pouvons-nous être sûrs que les gens travailleront vraiment", etc.

Aujourd'hui, le travail à domicile et les modèles de travail hybrides sont un impératif pour rester attractif sur un marché concurrentiel.

La seule constante est le changement

Les changements se poursuivent à un rythme rapide en ce qui concerne les méthodes de travail.

Grâce à la pandémie et au home office imposé, les entreprises ont relevé le défi et les salariés ont rapidement appris à lancer des réunions zoom et à gérer les sessions de travail en ligne.

Les cadres, qui doutaient au départ que les niveaux de productivité seraient maintenus, ont été agréablement surpris et les employés ont commencé à voir les avantages de cette flexibilité accrue et de ces déplacements inexistants pour améliorer l'équilibre entre la vie professionnelle et la vie privée.

Les êtres humains sont généralement des créatures d'habitudes

La plupart d'entre nous se souviennent de la bizarrerie qu'il y avait à porter des masques. Aujourd'hui, il semble bizarre d'entrer dans un magasin sans en porter un ! Il en va de même pour les habitudes de travail. Avant l'enfermement, la grande majorité des travailleurs n'avaient pas la possibilité de travailler à domicile, ce n'était pas une option et c'était donc accepté comme faisant partie de la façon dont un salaire est gagné : vous vous présentez au bureau, vous faites votre travail, vous rentrez chez vous.

Changer les habitudes

Les choses ont changé et, pour une fois, cela a été relativement bien accepté. Si le début de l'enfermement a marqué un moment charnière où nous n'avions pas le choix - le gouvernement nous ordonnait de rester à la maison -, il n'en va pas de même pour la reprise du travail qui s'annonce.

Pour beaucoup, c'est comme s'il y avait un élément de choix... et si on leur donne le choix, beaucoup ne veulent pas revenir en arrière ! En effet, une enquête récente de Gartner a identifié les raisons suivantes pour lesquelles les gens ne veulent pas retourner au bureau[1].

Nombre de ces facteurs échappent au contrôle des employeurs, mais ils constituent des indicateurs clairs de l'évolution des habitudes et des besoins des personnes et de l'influence potentielle de cette évolution sur leur prise de décision.

Travaux en cours

Avec l'évolution de nos méthodes de travail, les processus ont été adaptés à un environnement à distance ou hybride et même si tout le monde se plaint des réunions en ligne, au moins elles n'impliquent pas d'embouteillages ! Beaucoup d'entre nous se sont installés dans le cocon douillet de leur environnement de confiance, nous ne sommes probablement même pas conscients du fait que nous avons lentement perdu le contact avec un grand nombre de nos collègues et que nous nous sommes éloignés d'un sentiment de soutien mutuel et de partage des connaissances.

En effet, comment une entreprise peut-elle mesurer de manière réaliste la baisse de sa créativité ? À quoi peut-on comparer les résultats d'aujourd'hui ? Nous avons certainement tous travaillé "ensemble" sur des tableaux Miro et d'autres outils de création en ligne ?

Entretenir des contacts sociaux (virtuels)

Certaines entreprises ont réussi à maintenir l'élan des contacts virtuels depuis que l'enthousiasme initial pour les dégustations de vin et les cours de cuisine en ligne a atteint son apogée, mais pour beaucoup, ce type de communication informelle a lentement décliné et, avec lui, le sentiment d'appartenance à une équipe. Le passage au travail à domicile a été brutal ; la dérive vers le "câlinage" à domicile a été progressive et donc beaucoup moins apparente.

Dans une note récente adressée au personnel [2], Rich Handler, PDG du Jeffries Financial Group Inc. a déclaré

« Nous sommes mentalement plus sains lorsque nous sommes régulièrement en contact les uns avec les autres. Nos partenaires juniors et intermédiaires ont besoin de nos aînés empathiques pour les diriger réellement en personne ». L'avenir nous dira si le personnel partage ce point de vue.

Inévitablement, lorsque quelqu'un travaille à domicile, il établit sa propre routine - dans la mesure où celle-ci s'aligne sur les réunions prévues - certains commenceront et finiront tôt, d'autres feront le contraire et certains n'auront pas vraiment de routine établie, mais préfèreront aborder chaque jour comme il vient. Ainsi, la première question qui se pose à propos du retour au bureau concerne les heures de travail de base : seront-elles définies ? Qu'en est-il des "in days" définis : il est très bien de dire que les employés peuvent travailler deux jours à domicile, mais faudra-t-il définir quels sont ces deux jours ?

Ces questions peuvent sembler relativement anodines, mais en réalité, si elles ne sont pas clairement définies dès le départ, elles peuvent être à l'origine de beaucoup de mauvaise volonté : qu'en est-il des employés qui travaillent toujours à domicile le lundi et le vendredi et qui ont donc toujours un "long week-end" ? Avez-vous besoin de jours internes spécifiques où toutes les réunions en présence doivent être programmées ? Si une réunion en personne est programmée un jour où un employé travaille normalement à domicile, devra-t-il quand même y assister en personne ? Permettrez-vous à chacun de définir ses jours de travail à domicile de manière ad hoc ou faut-il les fixer d'un commun accord ?

Selon votre domaine d'activité, la clarification immédiate de ces questions peut être essentielle pour garantir l'acceptation et le respect des horaires.

Parlez à votre personnel

La meilleure façon d'aborder ces questions est de parler à votre personnel, d'organiser des groupes de travail pour avoir une idée représentative des possibilités et des contraintes afin de déterminer comment ils envisagent le retour au travail. Il existe de nombreuses façons de combiner le travail en personne et le travail à distance, et ce que vous décidez aujourd'hui restera en place pendant des années.

Revoir vos méthodes de travail

Aidez votre personnel à y voir une occasion d'adopter de nouvelles méthodes et de nouveaux processus, adaptés pour tenir compte des changements récents. La période de travail à domicile a probablement accéléré votre transition vers un bureau sans papier, alors réévaluez vos flux de travail et veillez à ce que chacun ait accès aux informations et aux outils dont il a besoin et ne retombe pas dans ses vieilles habitudes maintenant qu'il n'a plus à payer lui-même les cartouches d'imprimante et le papier !

C'est le moment de réévaluer les processus de travail et d'apporter les modifications nécessaires pour tenir compte des nouvelles méthodes de travail. Il est tout à fait possible que les flux de travail aient dû être adaptés pour répondre aux restrictions et/ou aux exigences du travail à domicile :

Cette nouvelle situation doit-elle être maintenue ou est-il préférable de revenir à l'"ancienne" approche ?

Les personnes concernées sont les mieux placées pour savoir, ne commettez pas l'erreur de prendre des décisions sans les consulter, car cela ne fera qu'engendrer du ressentiment et des conflits. Demandez-leur ce qui s'est bien passé, concentrez-vous sur tous les aspects positifs et encouragez-les à faire des suggestions.

Une approche adaptée et structurée

Chez MindForest, nous accompagnons nos clients dans leurs projets de stratégie en matière de lieu de travail en suivant les étapes suivantes afin de définir le meilleur modèle pour répondre à leurs besoins spécifiques :

Évaluation du statu quo
Définir son ambition
Communiquer sur votre projet
Concevoir et co-créer
Essais et mise en œuvre
Contrôler et réitérer

Une analyse des besoins actuels et des niveaux de maturité est un précurseur essentiel pour définir ce que vous voulez réaliser avec votre projet NWoW. Prévoyez suffisamment de temps pour examiner en profondeur les raisons pour lesquelles vous vous engagez dans cette nouvelle voie ainsi que tous les aspects concernés, par exemple la maturité numérique, votre culture de bureau actuelle et future, les intérêts des parties prenantes, avant de prendre toute décision et commencez à communiquer sur l'approche dès le début.

Comme pour tout projet de changement, une communication transparente et opportune est essentielle pour améliorer la compréhension du projet et réduire les résistances.

Impliquez vos employés ; demandez-leur de contribuer, faites-les sentir qu'ils font partie du projet, écoutez ce qu'ils ont à dire et montrez-leur que leur contribution est appréciée.

Une fois que vous avez recueilli suffisamment d'informations, vous pouvez commencer à co-créer et à tester votre NWoW avant de le déployer dans l'ensemble de l'entreprise. N'oubliez pas de continuer à demander l'avis de votre personnel, d'itérer les aspects nécessaires et de maintenir un certain degré de flexibilité tout en définissant, en mettant en œuvre et en optimisant l'approche globale.

Flexibilité : une taille unique ?

Il n'existe pas de solution qui convienne à tout le monde, mais la consultation peut aider à trouver l'approche la plus acceptable et surtout la plus équitable. Veillez à ce que les nouvelles règles d'engagement soient clairement définies et s'appliquent à tous les employés. Prenez le temps de les définir et d'éviter ainsi des adaptations ; la meilleure façon de le faire est d'organiser des réunions internes impliquant les différentes équipes et/ou départements.

N'hésitez pas à mettre le sujet de la mobilité interne à l'ordre du jour, certains de vos collaborateurs assument peut-être déjà des tâches autrefois attribuées à d'autres collègues, quelles sont les prochaines étapes logiques ?

Vous devrez peut-être aussi adapter vos stratégies en matière de talents pour relever le défi d'une numérisation accrue et pour retenir vos talents.

Certaines entreprises recrutent des Chief Happiness Officers dans l'espoir de lutter contre la menace de départ de leur personnel. Il est certain qu'un employé insatisfait de sa charge de travail et de ses perspectives ne sera pas tenté de rester dans l'entreprise pour "un baby-foot et une corbeille de fruits" ! Nombreux sont ceux qui ont décidé de partir en raison de problèmes qui affectent leur façon de travailler et qui n'ont pas été résolus par la direction. Les managers doivent renouer avec leurs équipes et les écouter ; la simple possibilité d'exprimer son opinion peut souvent contribuer grandement à résoudre une situation et à rassurer un employé sur le fait qu'il apporte une contribution précieuse à l'entreprise. Il n'y a rien de pire que de passer une grande partie de sa journée à faire quelque chose que l'on estime sous-estimé ; il n'est pas étonnant que tant de gens décident de chercher un nouveau sens à leur vie.

Qu'est-ce que j'y gagne ?

N'oubliez jamais que l'égalité doit être appliquée à tous les employés ; chacun aura une raison pour laquelle il devrait être autorisé à faire XYZ, alors limitez les exceptions à la règle à un minimum absolu ou vous serez rapidement confronté à une dissidence croissante. De nombreux salariés apprécient de voir leurs collègues régulièrement, ils se réjouissent de pouvoir renouer des contacts sociaux et d'avoir plus facilement accès au partage des connaissances. Leur interaction avec leurs collègues renforcera le sentiment que leur travail a un sens et que leur contribution est appréciée.

La perspective de travailler à domicile deux jours par semaine peut rendre les déplacements plus supportables les autres jours. Peut-être cela pourrait-il même être intégré dans la nouvelle approche du travail grâce au lancement d'un club de lecture interne ou à l'accès à des abonnements en ligne subventionnés à des publications/sites web pertinents, qui pourraient ensuite être utilisés pendant les déplacements... Il existe une vaste gamme d'options, il est temps d'en tirer le meilleur parti.

Utilisez vos outils de communication pour créer une attitude positive à l'égard du retour au travail, encouragez votre personnel à redécorer leurs bureaux (si la politique de l'entreprise le permet), faites prendre de nouvelles photos d'entreprise et exposez-les dans le hall d'entrée principal, créez un sentiment d'appartenance : ensemble, nous sommes la solution. Organisez des déjeuners d'équipe, des sessions d'apprentissage à l'heure du déjeuner, des réunions après le travail. La valeur ajoutée du retour sur le lieu de travail doit être mesurée en termes d'interactions personnelles accrues et de grande valeur.

Saisir l'opportunité

Le moment est venu de réfléchir à la manière dont vous souhaitez que votre personnel retourne au travail. Ne manquez pas cette occasion de créer votre lieu de travail pour l'avenir. Montrez à vos employés que vous les appréciez en tant que personnes, et pas seulement en tant que travailleurs. Gardez à l'esprit que certains membres du personnel peuvent avoir rejoint l'entreprise au cours des deux dernières années et qu'ils n'ont donc jamais eu l'occasion de travailler avec leurs collègues en personne. Il sera peut-être nécessaire de mettre en place une sorte de mini-processus d'intégration pour eux, après tout, ils entreront peut-être bientôt dans le bâtiment pour la première fois !

Votre définition d'un lieu de travail agréable

On a beaucoup parlé de la "grande démission", d'autant plus que le marché de l'emploi actuel peut inciter les employés à saisir de nouvelles opportunités. Les différentes générations exprimeront inévitablement des attitudes différentes et chaque entreprise peut bénéficier d'un mélange diversifié de personnel pour garantir la créativité et l'innovation. Essayez de garder cela à l'esprit lorsque vous travaillez sur ce défi : comment pouvez-vous créer un lieu de travail qu'ils aimeront ? Un lieu de travail qui favorise à la fois l'autonomie, l'appartenance et la compétence sur le lieu de travail ?

Votre personnel est votre plus grand atout et doit être considéré comme tel. Qu'il s'agisse de bonheur ou de satisfaction, une main-d'œuvre satisfaite sera plus créative, produira de meilleurs résultats et sera plus susceptible de rester loyale.

« Les personnes sont sans aucun doute le plus grand atout d'une entreprise. Peu importe que le produit de l'entreprise soit une voiture ou un produit cosmétique. Une entreprise ne vaut que ce que valent les personnes qu'elle emploie. »

Pour citer Mary Kay Ash [3]

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[1] Sondage Gartner 2022 ; graphique publié le 11.04.2022 sur le site web de Bloomberg, article de Matthew Boyle "Return-to-Office Plans Unravel as Workers Rebel in Tight Job Market" (Les plans de retour au bureau s'effilochent alors que les travailleurs se rebellent sur un marché de l'emploi tendu).

[2] Cité dans un article publié le 11.04.2022 sur le site web de Bloomberg par Matthew Boyle "Return-to-Office Plans Unravel as Workers Rebel in Tight Job Market" (Les plans de retour au bureau s'effilochent alors que les travailleurs se rebellent sur un marché de l'emploi tendu).

[3] Mary Kay Ash PDG de Mary Kay Cosmetics